Lieber Gruppenplaner,


diese Ausgabe handelt vom dem wohl elementarsten Erfolgsfaktor einer Gruppenreise: Teilnehmer. Denn: Ohne Teilnehmer – keine Reise! Aber was ist das Geheimnis, was ist der Motor des Erfolgs bei der Ansprache Ihrer Zielgruppe? „Wie motiviere ich erfolgreich zur Reise-Anmeldung“ ist heute das Motto.

 

Tipps aus langjähriger Erfahrung vom Gruppenplaner Stephen Stehli aus Magdeburg runden das Thema ab. Außerdem haben wir einen grandiosen Reisetipp für Akademie-Mitglieder. Wir hoffen Sie haben Freude mit unserer zweiten Ausgabe der Gruppenplaner-Akademie.

 

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Ausgaben-Termine 19/20/21/22/23:

 
  • Prolog – Willkommen bei der Gruppenplaner-Akademie
  • I – Wie sorge ich für Teilnehmer? (aktuelle Ausgabe)

  • II – Einkauf: Selber machen versus delegieren (05. März 2020)

  • III – Rechtsfragen & Verbraucherschutz (09. Juni 2020)

  • IV – Terminfindung und Auswahl des Reiseziels (17. Sep 2020)

  • V – Zielgruppenkonzept vor Routenplanung! (10. Dez 2020)

  • VI – Programmfülle – weniger ist mehr (04. März 2021)

  • VII – Qualität versus Preis (17. Juni 2021)

  • VIII – Preis-Psychologie (16. Sep 2021)

  • IX – Administration – lästig, aber notwendig (09. Dez 2021)

  • X – Verkaufsunterlagen – „Das Auge isst mit“ (09. März 2022)

  • XI – Timing – ein unterschätzter Erfolgsfaktor (15. Juni 2022)

  • XII – Erfolgsgarant Nr. 1: Reiseleiter (22. Sep 2022)

  • XIII – Nach der Reise ist vor der Reise (08. Dez 2023)

  • XIV – Aller Anfang ist schwer – die ersten Schritte (09. März 2023)

 
Bild-Globus

Teil I

Wie sorge ich für Teilnehmer?

Das ist die wichtigste Frage überhaupt. Denn: keine Teilnehmer – keine Reise.

  • Sie möchten doch sicherlich ebenfalls, dass Ihre Gruppenreise stattfindet, nicht wahr?
  • Sie haben doch bestimmt einige Personen in Ihrer Gemeinschaft, die sich mehr engagieren als Andere, richtig?
  • Diese aktiven Personen, die sind doch i.d.R. in der Lage Andere mitzureißen, stimmt´s?
  • Diese Alpha-Tiere, wenn die sagen "Ja, ich fahre mit", kommen doch Andere automatisch ebenfalls mit - richtig?

Deshalb: Die frühe Einbeziehung der Alpha-Tiere ist das Erfolgsgeheimnis. Laden Sie sich die Ausschreibung der Gruppenreise nicht allein auf Ihre eigenen Schultern - delegieren Sie!

Bild-Dirigent

Sie sind und bleiben der Dirigent, aber eine 1. Geige können Sie gut gebrauchen, und einen Trommler sowieso, und Einer, der nach Ihrer Pfeife tanzt, ist auch sehr hilfreich :-)

 

Von 10 Aufträgen, die wir bei Tour mit Schanz für Gruppen bekommen, finden aber leider nur 7 statt. Das macht weder Ihnen, noch uns, Spaß. Aber was ist die Ursache, woran liegt das? Ja, fast immer an der mangelnden Einbindung der Alpha-Tiere!

 

„Sorgen Sie für Teilnehmer - wir machen den Rest“: Das ist unser Motto bei Tour mit Schanz. Konzentrieren Sie sich voll und ganz auf Ihre zukünftigen Mitreisenden. Ihre einzige Aufgabe: Wie schaffen Sie es, Ihre Zielgruppe zur Reise-Anmeldung zu motivieren. Wir bei Tour mit Schanz sind dazu da, Ihnen eine rundum gelungene Reise zu organisieren. Das schließt selbstverständlich die Beratung zum Reiseprogramm ein.

 

Zunächst stellt sich folgende Frage: Stehen Sie das erste Mal vor der Herausforderung in Ihrer Zielgruppe eine Reise zu platzieren? Oder ist es das zweite, dritte, vierte Mal? Oder haben Sie sich über eine Reihe von Jahren bereits erfolgreich einen „harten Kern“ an Interessenten aufgebaut? Dann sollte es eigentlich kein Problem sein, die nächste Reise ebenfalls erfolgreich zu füllen. Womöglich haben Sie auf der letzten Reise sogar abgefragt, wo es das nächste Mal hingehen soll – und Sie haben auch eine eindeutige Mehrheit für das nächste Reiseziel erhalten.

Bild-Kalender

Egal – ob für die erste oder fünfzigste Gruppe – vermeiden Sie den Kardinalfehler. Denn egal, ob Sie am Anfang Ihrer Gruppenplaner-Karriere stehen, oder bereits jahrelange Erfahrung haben - ganz wichtig: Stimmen Sie den Reisetermin so lange wie möglich vor der Reise ab. Aber bitte nicht in einem demokratischen Verfahren, denn, wie Sie wissen: Demokratie lebt von Kompromissen. Das ist in diesem Fall aber eher kontraproduktiv, denn selbst wenn die „Mehrheit“ im Abstimmungsverfahren eindeutig war, haben Sie noch lange keine Unterschrift auf Ihrem Anmeldeformular.

 

Denn: Wenn Ihre wichtigsten „Alpha-Tiere“, die – demokratisch betrachtet numerisch nie die Stimmenmehrheit erbringen können - am Mehrheitstermin verhindert sind, werden die „Mitläufer“, trotz Terminverfügbarkeit, nicht mitfahren. Der Mensch ist ein „Herdentier“ – wenn der „Leithammel“ fehlt, geht Alles durcheinander. Verfallen Sie aber deshalb nicht ins Gegenteil: Den Termin „diktatorisch“ vorgeben, geht in der Regel ebenfalls schief.

 

Deshalb: Gehen Sie zunächst mehrfach mit sich alleine in Klausur, und fragen Sie sich: Wer sind meine Alpha-Tiere? Meist sind dies nur 1, 2 oder 3 – selten mehr. Denn zu viel „Führung“ schadet wiederum der Gruppenharmonie. Stimmen Sie mit diesen wenigen (!) Alpha-Tieren den Termin ab – und Sie werden sehen: Die „Herde“ wird folgen.

 

Was aber ist ein Alpha-Tier?
Alpha-Tiere sind aktive Menschen, die Vorbilder sind, positive Ausstrahlung haben. Menschen, mit denen man gerne gemeinsam etwas unternimmt, deren Vorschläge i.d.R. mehr Gehör finden als die von Anderen. Menschen, denen man – ohne dies lange zu hinterfragen – wie selbstverständlich, und auch gerne, folgt. Die einem das Gefühl geben, nicht selbst eine Entscheidung treffen zu müssen – wie bequem. Oder umgekehrt ausgedrückt: „Mitläufer“ haben Angst etwas zu verpassen, wenn eine Veranstaltung stattfindet, die Alpha-Tiere dabei sind, sie selbst aber nicht.

 

Laden Sie die Verantwortung von Ihrer alleinigen Schulter auf mehrere Schultern: Machen Sie das Projekt der nächsten Reise zum Projekt Ihrer Alpha-Tiere.

 

Folgende Vorgehensweise hat sich dabei i.d.R. als sehr erfolgreich erwiesen: Laden Sie Ihre Alpha-Tiere zu einem Planungsgespräch ein. Aber bitte: Max. 3 Alpha-Tiere – weniger ist mehr! Sonst kommen Sie nicht zu einem Konsens. In diesem Gespräch haben Sie 2 Ziele – und verfolgen Sie diese im Gespräch bitte konsequent, und verlieren Sie diese nicht aus dem Auge:
1. Bestimmung des nächsten Reiseziels.
2. Terminfenster festlegen.

 

Zu 1.:
Beschränken Sie sich hier wirklich in erster Linie auf das Zielgebiet, und vermeiden Sie Detaildiskussionen wie: Unbedingt folgendes Restaurant besuchen, oder dieses Geschäft, jenen Markt, etc. Halten Sie sich hier möglichst vage. Aber fragen Sie unbedingt ab – sollten Sie dies nicht bereits wissen: Welche Inhalte soll die Reise haben – ohne zu speziell zu werden, z.B.:

  • Abendessen immer im Hotel (bequemer), oder gerne auch mal in landestypischen Restaurants? = Einblick in lokale Küche.
  • Wie viele Kirchen, Museen, Ausgrabungsstätten sollen es sein? Reicht nicht jeweils eine, dann die schönste, relevanteste? Wie viele Details (Baujahr, Baustil, Zerstörungen, Wiederaufbau, etc.) kann sich jeder wirklich merken? Weniger ist mehr. Aber darauf gehen wir im Kapitel VI der GPA nochmal ausführlicher ein.
  • Auch mal Zeit für sich? Ein halber Tag Freizeit zum Baden, Shoppen, alleine ein Museum besuchen . . . 1 -2 Mal ein paar Stunden Abstand von der Gruppe zu haben kann sehr zur Harmonie der ganzen Reise beitragen.
  • Werden Kinder, Jugendliche mitfahren? Dann ist dies sowohl bei der Programm-, aber insbesondere bei der Hotelauswahl ein relevanter Punkt.
Bild-Wegweiser

Zu 2.:
Legen Sie unbedingt die Reisedauer fest: 7 Nächte, oder nur 6, oder doch 10 – je nachdem. Achten Sie dabei darauf, dass Sie einige Tage innerhalb des festgelegten Zeitfensters nach hinten oder vorne schieben können. Denn dies kann sehr hilfreich sein beim späteren Einkauf der Reiseleistungen: An manchen Tagen sind die Flüge spürbar teurer. Oder wissen Sie immer, welche Feiertage, Messetermine, Events womöglich in Ihrem präferierten Reiseziel stattfinden? Dann sind womöglich Hotelzimmer nicht verfügbar, oder unverhältnismäßig teuer.


Was spielt bei der Festlegung des Reisetermins eine Rolle?
  • Schulferien?
  • Möglichst wenige Arbeitstage verpassen – Feiertage einbeziehen?
  • Runde Geburtstage, Jubiläen – da kann ich nicht verreisen!
  • Wetter im Zielgebiet
Bild-Vortrag

Denken Sie auch an die Atmosphäre, in die Sie zum Planungsgespräch einladen. Meist ist es wenig sinnvoll, ein solches Planungsgespräch im Büro abzuhalten. Letztendlich geht es um eine Freizeitplanung – geben Sie diesem Anlass entsprechend dem Meeting eben genau dieses Ambiente. Sie dürfen dazu gerne nach Hause einladen – müssen aber nicht. Meist ist ein gemütliches Restaurant genauso gut. Achten Sie dabei aber auf den richtigen Tisch, damit Sie in Ruhe miteinander sprechen können - zu hohe Geräuschkulisse unbedingt vermeiden.

Bild-Gespräch

Manche Gruppenplaner machen den Fehler, sich bei der Reiseplanung ins allerletzte Detail zu verlieben, im Glauben daran, dass die potentiellen Mitfahrer schon spüren werden, welch außergewöhnliche Reise hier zur Auswahl steht. Aber kennen Sie die Interessen, die Geschmäcker Ihrer Zielgruppe wirklich so gut?
Bedenken Sie bitte: „Der Wurm muss nicht dem Angler schmecken“

 
 
 

Das Interview

Stephen Stehli – Vorsitzender des Domfördervereins Magdeburg

Tipps aus langjähriger Erfahrung vom Gruppenplaner Stephen Stehli aus Magdeburg

Bild-Stehli

Für welche Zielgruppen schreiben Sie Ihre Gruppenreisen aus?

Vor allem für meine Kirchengemeinde (Evangelische Domgemeinde Magdeburg) und für die Mitglieder des Johanniterordens mit Partner und Familie. Bei der Kirchengemeinde bin ich nicht eng in der Aufnahme, es haben immer schon Freunde und andere Interessierte teilgenommen (zu den Reisen ins Heilige Land und nach Griechenland habe ich die Gruppe immer mit: Überwiegend Domgemeinde, aber nicht nur, überwiegend evangelisch, aber nicht nur, überwiegend christlich, aber nicht nur, überwiegend ostdeutsch, aber nicht nur). Diese Reisen sind indes immer mit täglichen Andachten und auch mit weiteren Gottesdienstbesuchen gestaltet.

 

Was sind die wichtigsten 3 Gründe für Ihre Gruppenreisen? Warum tun Sie sich das überhaupt an?

Reisen ist eine persönliche Leidenschaft, die ich aber auch gerne weitergebe. Ich habe als Student mit Gruppenreisen in die DDR angefangen. Das Heilige Land ist das Motivationsziel. Reisen bildet. Gemeinschaft macht (meistens) froh. Es ist kein Antun, sondern seit über 35 Jahren ein schöner Teil meines Lebens.

 

Welche Kriterien muss der Reiseveranstalter Ihres Vertrauens erfüllen, damit dieser Ihre Reisen organisieren darf?

Er muss das Land, die Unterkünfte, die Bedingungen kennen und diese kommunizieren. Ehrlichkeit über das, was die Reisenden erwartet, ist dringlich. Der Preis sollte von Anfang an real sein. Überraschungen mit dem Preis sollten vermieden werden. Der Gruppenplaner sollte den Veranstalter kennen und ihm vertrauen können. Offenheit ist alles!

 

Mussten Sie unterwegs schon einmal einen Gruppenkonflikt schlichten? Falls ja, wie ist Ihnen dies gelungen?

Ja, durch das klassische Auseinandersetzen (real) und den Hinweis, dass wir es nun begrenzt miteinander auszuhalten haben. Im jeweiligen Einzelgespräch, nicht mit der ganzen Gruppe. Ich hatte auch schon schwierige Reiseleiter, mit denen auch Gespräche geführt werden müssen. Man muss sich als Gruppenverantwortlicher der Sache stellen, kann nicht „abtauchen“ in der Gruppe!

 

Wie schaffen Sie es immer wieder, Ihre Teilnehmer zur Anmeldung zu motivieren? Geben Sie uns bitte 2 - 3 Tipps.

Reden, reden, reden. Schreiben, abkündigen, weitersagen. Keine Tipps, sondern das klare herangehen.

 

Wohin gehen Ihre nächsten Reisen?

Vietnam, Heiliges Land, Jordanien, dann vielleicht Ägypten, Rom …

 

Wo sind Sie mit Ihren Gruppen schon gewesen?

Heiliges Land, Griechenland.

 

Vielen Dank für Ihre Zeit. Haben Sie vielleicht noch ein paar persönliche Worte für die Mitglieder der Gruppenplaner-Akademie?

Reise werden auf vielfältige Art organisiert. Als Gruppenplaner muss man dabei sein, und man muss aktiv und motivierend wirken, Freude an der Reise proaktiv vermitteln. Eigene Launen oder persönliche „Vorlieben“ müssen zurückstehen, indes können eigene Kenntnisse und Kontakte in der Vorbereitung und Durchführung gewinnbringend eingebaut werden. Offenes Reden mit dem Veranstalter und dem Reiseleiter!

Bild-Libanon

GPA-Spezial-Reiseangebot

Libanon
Im Land der Zedern - Perle der Levante

Das Land vereint viele Gegensätze, die es ständig auszubalancieren gilt: 18 verschiedene Religionsgemeinschaften gestalten nicht nur das religiöse, sondern auch das gesellschaftliche und politische Leben. Arabische und europäische Kultur, Christentum und Islam leben hier Tür an Tür, Orient und Okzident berühren sich hier auf engstem Raum.

03. – 09. März 2020

7 Tage, ab 595 €

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Bitte beachten:

Der hier gezeigte Reisepreis ist nur für Mitglieder der Gruppenplaner-Akademie gültig. Erfahren Sie hier, wie man ein Mitglied der Akademie werden kann.

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Vielen Dank für Ihr Interesse.

Wir würden uns freuen Sie als Mitglied unserer Akademie begrüßen zu dürfen. Erfahren Sie hier, wie Sie beitreten können.

 

P.S.: Bitte an andere Interessenten weiterleiten

 
Profilbild Joachim Anz
Geschäftsführer bei Tour mit Schanz und Gründer der Gruppenplaner-Akademie
 
 

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