Wat een heerlijke maand is februari toch. Lekker kort én de laatste wintermaand. Klaar voor lentekriebels. De wereld ziet er toch net een beetje anders uit als het zonnetje schijnt. Alles ontluikt. Het seizoen van groei en groen. 

Deze maand een Vlinderss-blog met tijdbesparende leestips én een blog van Frankwatching. Want als VA kun je zelf wel zeggen dat uitbesteding meer oplevert dan kost, maar dat blijft toch een "wij van wc-eend"-aanbeveling.

 

Benieuwd wat Vlinderss voor jouw bedrijf kan betekenen?
Neem even contact op.

 

Voorjaarsschoonmaak: Outlook

Ik e-mail liever dan ik telefoneer. Dat komt omdat de telefoon altijd onderbreekt en e-mail dat niet doet. Een ander voordeel voor mij is dat ik kan nadenken over wát ik wil communiceren.

Natuurlijk zitten er ook nadelen aan e-mail. Een overvolle inbox met belangrijke en onbelangrijke e-mails door elkaar. Afleiding door notificaties die je nieuwsgierigheid prikkelen. En guilty, bij de opstart van Vlinderss heb ik voor werkelijk ieder contact een eigen map gemaakt.
 

Met deze drie maatregelen houd ik voorjaarsschoonmaak én een lege inbox!

1. Uitzetten notificaties en 3 checkmomenten per dag

De notificaties zet je uit door achtereenvolgens te kiezen voor: 
Bestand/Opties/E-mail/Ontvangst van bericht; alle opties uitzetten.

Kies vaste tijden om je e-mail te bekijken. Ik check mijn e-mail dagelijks om 10:00, 13:00 en 16:00. Dat geeft mij de gelegenheid om geconcentreerd te werken en toch snel op e-mail te kunnen reageren als dat nodig is.

 

2. Plaats populaire mappen onder je Favorieten
De postbussen ingekomen en verzonden staan in mijn Favorieten (bovenaan het scherm). Zo heb ik snel toegang tot deze mappen. Je plaatst een map in je Favorieten door de map daar naartoe te slepen. Wil je de map weer verwijderen uit je Favorieten? Rechtsklik op de map en kies de optie 'verwijderen uit Favorieten'. 

3. Beperk het aantal mappen
Geïnspireerd door de Getting Things Done-methode heb ik 4 hoofdmappen aangemaakt. Deze staan gelijk onder "Postvak IN". De mappen heten: 01 Actie, 01.1 Lezen, 02 Archief, 03 Wachten op. Tijdens mijn checkmomenten gaat iedere mail die ik open naar één van deze mappen. Is er een deadline aan verbonden, plan ik de e-mail gelijk in als taak (sleep de e-mail naar je taakmenu). En e-mail zonder bewaarwaarde verwijder ik gelijk.

De tijdwinst is groot. Je hebt een e-mail maar één keer onder ogen. Nog fijner is wel het dagelijks opgeruimde gevoel van een leeg Postvak IN! 

Voor het archiveren zet ik ook Auto-Archiveren, Snelle stappen en Regels in. Daarover lees je meer in een volgend blogbericht. Duurt dat te lang en heb je al een vraag? E-mail me even.