Copy
Voorjaarsschoonmaak Outlook en
tijdbesparende leestips
Raar scherm of niet leesbaar?
Op zijn mooist via je browser
Facebook
Twitter
LinkedIn
Google Plus
Instagram
Wat een heerlijke maand is februari toch. Lekker kort én de laatste wintermaand. Klaar voor lentekriebels. De wereld ziet er toch net een beetje anders uit als het zonnetje schijnt. Alles ontluikt. Het seizoen van groei en groen. 

Deze maand een Vlinderss-blog met tijdbesparende leestips én een blog van Frankwatching. Want als VA kun je zelf wel zeggen dat uitbesteding meer oplevert dan kost, maar dat blijft toch een "wij van wc-eend"-aanbeveling.
 
Benieuwd wat Vlinderss voor jouw bedrijf kan betekenen?
Neem even contact op.
 
Voorjaarsschoonmaak: Outlook
Ik e-mail liever dan ik telefoneer. Dat komt omdat de telefoon altijd onderbreekt en e-mail dat niet doet. Een ander voordeel voor mij is dat ik kan nadenken over wát ik wil communiceren.

Natuurlijk zitten er ook nadelen aan e-mail. Een overvolle inbox met belangrijke en onbelangrijke e-mails door elkaar. Afleiding door notificaties die je nieuwsgierigheid prikkelen. En guilty, bij de opstart van Vlinderss heb ik voor werkelijk ieder contact een eigen map gemaakt.
 
Met deze drie maatregelen houd ik voorjaarsschoonmaak én een lege inbox!

1. Uitzetten notificaties en 3 checkmomenten per dag
De notificaties zet je uit door achtereenvolgens te kiezen voor: 
Bestand/Opties/E-mail/Ontvangst van bericht; alle opties uitzetten.
Kies vaste tijden om je e-mail te bekijken. Ik check mijn e-mail dagelijks om 10:00, 13:00 en 16:00. Dat geeft mij de gelegenheid om geconcentreerd te werken en toch snel op e-mail te kunnen reageren als dat nodig is.
 
2. Plaats populaire mappen onder je Favorieten
De postbussen ingekomen en verzonden staan in mijn Favorieten (bovenaan het scherm). Zo heb ik snel toegang tot deze mappen. Je plaatst een map in je Favorieten door de map daar naartoe te slepen. Wil je de map weer verwijderen uit je Favorieten? Rechtsklik op de map en kies de optie 'verwijderen uit Favorieten'. 

3. Beperk het aantal mappen
Geïnspireerd door de Getting Things Done-methode heb ik 4 hoofdmappen aangemaakt. Deze staan gelijk onder "Postvak IN". De mappen heten: 01 Actie, 01.1 Lezen, 02 Archief, 03 Wachten op. Tijdens mijn checkmomenten gaat iedere mail die ik open naar één van deze mappen. Is er een deadline aan verbonden, plan ik de e-mail gelijk in als taak (sleep de e-mail naar je taakmenu). En e-mail zonder bewaarwaarde verwijder ik gelijk.

De tijdwinst is groot. Je hebt een e-mail maar één keer onder ogen. Nog fijner is wel het dagelijks opgeruimde gevoel van een leeg Postvak IN! 

Voor het archiveren zet ik ook Auto-Archiveren, Snelle stappen en Regels in. Daarover lees je meer in een volgend blogbericht. Duurt dat te lang en heb je al een vraag? E-mail me even.
  •  dit icoon een naam heeft: het "hamburger"-icoon;
  • deze hamburger een navigatiemenu ontvouwt;
  • dit teken "&" ampersand wordt genoemd;
  • het teken al vanaf de achtste eeuw in handschriften voorkomt (bron: Onze Taal);
  • er geruchten zijn, dat Apple met een truc ervoor zorgt dat je Iphone of Ipad na verloop van tijd langzamer wordt;
  • je jouw Ipad of Iphone tot 2 x sneller kunt maken, door onnodige inzoom animaties uit te schakelen;
  • je dat doet door te gaan naar: Algemeen, Toegankelijkheid, Verminder beweging en deze functie vervolgens aan te zetten;
  • je snel een e-mail met deze devices doorstuurt door het bericht aan te tikken en een klein stukje van rechts naar links te swipen. Kies de optie "meer";
  • als je te ver swipet het bericht gelijk in je prullenbak terecht komt;
  • ik bij het testen per ongeluk 5 berichten heb verwijderd;
  • je door het gebruik van sneltoetsen één uur per dag kunt besparen;
  • ik daarom regelmatig over sneltoetsen twitter;
  • de sneltoets voor de functie som in excel "Alt + =" is;
  • je met "Ctrl + N"  in Office een Nieuw document opent;
  • ik vijftien wist-je-datjes wel genoeg vind voor zo'n korte maand.
Share
Tweet
Forward
Delen? Graag. Dankjewel!
 
Copyright © 2015 Vlinderss [support & services], Alle rechten voorbehouden.
  Je krijgt deze mail omdat je met Vlinderss werkt(e) of omdat je je op deze lijst hebt ingeschreven.

Contactgegevens:
Vlinderss [support & services]
Laurierstraat 41, 4814 KM  Breda.
E-mail: tanja@vlinderss.nl | Gsm +316 219 525 03


Uitschrijven   |   Gegevens wijzigen 

Vlinderss levert VA-diensten aan succesvol zelfstandig professionals.
Voor MKB is Vlinderss een betrouwbaar onderdeel van de flexibele schil.
Van To-do-list naar Gedaan-lijst. 


Email Marketing Powered by Mailchimp