Copy

In deze nieuwsbrief:


 
Open deze e-mail in uw browser

Onze sluitingsdagen in 2017

Dit jaar zijn wij op een aantal dagen gesloten. Dit zijn uiteraard alle nationale feestdagen, aangevuld met:
  • vrijdag 28 april, de dag na Koningsdag en
  • vrijdag 26 mei, de dag na Hemelvaart.
Op de overige werkdagen kunt u onze klantondersteuning, voor al uw vragen over het gebruik van
The Nanny, bereiken van 8:00 tot 17:00 uur, via: 0416 538 445 of support@tecsoft.nl.
Voor uw overige vragen kunt u ons van 8:30 tot 17:00 uur bereiken via 0416 538 444 of verkoop@tecsoft.nl.

Tips van onze klantondersteuning


Status machtiging "eerste" collectief doorzetten naar "volgende"

Sinds november 2016 is het bij het incasseren niet meer nodig om een onderscheid te maken tussen debiteuren die voor het eerst geïncasseerd gaan worden (status van machtiging staat op ‘eerste’) en debiteuren die al vaker geïncasseerd zijn (status van machtiging staat op ‘volgende’). Voor veel banken is het geen probleem als toch een PAIN bestand met de eerste incasso’s en een PAIN bestand met de rest van de incasso’s wordt aangeleverd, maar inmiddels hebben we ook gehoord dat er banken zijn, die per maand nog maar 1 batch, dus 1 PAIN bestand, accepteren.

U kunt dan in The Nanny het volgende doen:
  1. Ga naar Systeem -> Collectief wijzigen
  2. Kies voor Status machtiging wijzigen
  3. Selecteer bij ‘Kies de nieuwe waarde’ voor ‘Volgende’
  4. Zet ‘Peildatum actieve machtigingen’ op de gewenste datum, zodat The Nanny alleen de debiteuren met een op die datum actieve machtiging gaat zoeken
  5. In de lijst met debiteuren die volgt, kiest u voor Alles selecteren
  6. Klik op OK
Bij alle geselecteerde debiteuren wordt de machtiging nu naar status ‘volgende’ gezet. Omdat in The Nanny nu alleen nog machtigingen met de status ‘volgende’ staan, zal bij het maken van het PAIN bestand alleen nog een PAIN bestand met status ‘volgende’ worden aangemaakt. Omdat het onderscheid tussen eerste en volgende dus niet meer nodig is, is het voldoende om dit PAIN-bestand aan te leveren bij de bank.
 

Restant urensaldi in The Nanny Personeel naar het nieuwe jaar

Het nieuwe jaar is begonnen. Medewerkers gaan opnieuw saldi opbouwen voor vakantie-uren, verlof budget uren, meer/minderwerk en/of spaar-uren. Maar mogelijk kunnen medewerkers in uw organisatie hun resterende saldi van vorig jaar meenemen naar het nieuwe jaar. Via The Nanny Personeel webapplicatie kunnen dan vanuit de rollen ‘P&O’ of ‘salarisadministratie’ de saldi van 2016 (restanten) worden overgezet naar 2017. 

Dit kunt u doen via:
  1. Uitvoeren --> Exporteren voor salarisverwerking
  2. Selecteer daar de maand januari en jaar 2017. 
  3. Vink vervolgens aan welke saldi u wilt overzetten: ‘Vakantie-uren’, ‘Verlof budget uren’, ‘MeerMinder uren’ en/of ‘Spaar-uren’.
  4. Via de knop Kopieer uren van voorgaand jaar worden de gekozen saldi overgezet. 
Indien er bij een of meerdere werknemers al in 2017 restanten van vorig jaar zijn gevuld krijgt u bij het kopiëren een melding. U kunt er dan voor kiezen om alle restanten van vorig jaar te verwijderen en te opnieuw kopiëren of handmatig te vullen.
 
Verwijderen en opnieuw kopiëren
U kunt alle restanten van vorig jaar verwijderen met de knop Verwijder uren voorgaand jaar (in het scherm ‘Exporteren voor salarisverwerking’) en ze daarna opnieuw kopiëren via de knop Kopieer uren van voorgaand jaar.
 
Handmatig
Wil u voor het handmatig vullen kiezen, kunt u dit doen via Uitvoeren --> Uren controle.
U kiest dan voor januari 2017 en klikt op de knop met het vraagteken in de regel van een medewerker. Onder het tabblad ‘Saldo informatie’ kunt u per medewerker onderaan in het scherm de restanten van vorig jaar vullen. U kunt daar de restanten ook op een later moment als nodig terugzien of wijzigen. Het scherm ‘Saldo informatie’ hoeft u niet te sluiten; u kunt aan de linkerkant steeds de volgende medewerker selecteren.

Tenslotte willen wij u er op attenderen dat de Basistabel Vakantie uren (Keuzelijsten --> Personeelsplanning --> Basistabel vakantie uren)  in The Nanny PI aangevuld dient te worden met een regel voor 2017, zodat de saldi voor de vakantie- en verlofbudget uren berekend kunnen worden.
 

Verhuizing van groep naar andere locatie binnen één kalenderjaar

Gaat een van uw opvanggroepen verhuizen naar een andere locatie binnen een kalenderjaar? Voor de Belastingdienst was het tot dit jaar genoeg om het laatste, dus huidige, LRKP nummer te tonen op de jaaropgave en in het KOI-bestand. Er gelden nu strengere regels. De Belastingdienst wil namelijk beide LRKP’s terug zien. In The Nanny dient u bij verhuizing dan de volgende stappen te volgen:
  1. Maak via Bestand -> Groepen een nieuwe groep aan en geef daar de nieuwe locatie en eventueel het nieuwe LRKP in als dat niet bij de locatie staat.
  2. Maak bij de kinderen een nieuwe trajectregel aan op de nieuwe groep en sluit de trajectregel op de oude groep af.
  3. Stap 2 kan ook collectief via Planning  -> Automatisch doorplannen van kinderen. Het doorplaatsen gaat per locatie, dus bij stap 1 zet u de nieuwe groep tijdelijk op de oude locatie.
  4. Na het doorplaatsen past u bij Bestand -> Groepen de locatie aan naar de nieuwe locatie.
Op de jaaropgave en in het KOI-bestand ziet u dan een splitsing in de kosten die gemaakt zijn op de groep, op de oude locatie, en de kosten die gemaakt zijn op de groep, op de nieuwe locatie, met daarbij de bijpassende LRKP’s.

Twee groepen met dezelfde naam kan verwarrend zijn voor het plannen. U kunt zelf kiezen of u de naam van de oude groep hernoemt, of dat u de nieuwe groep een net iets andere naam geeft.
 

Aanleveren gegevensbestand Belastingdienst

Om aan ouders verstrekte kinderopvangtoeslagen te kunnen controleren vraagt de Belastingdienst bij kinderopvangorganisaties gegevens op. Deze gegevens dient u via een bestand aan te leveren. Voor Gastouderbureaus wil de Belastingdienst een aanvullende gegevensaanlevering ontvangen. Met The Nanny kunt u alle gevraagde gegevens eenvoudig uit uw administratie verzamelen en vervolgens online aanleveren. (Om het aanvullende gegevensbestand voor gastouderbureaus te genereren dient u minimaal te beschikken over The Nanny versie 4.2.19).

De gegevensaanlevering(en) kunt u genereren via de knop Belastingdienst in het scherm ‘Administratiebeheer’. Deze knop is alleen zichtbaar indien u inlogt onder gebruiker ‘Systeembeheer’. Wij hebben een uitgebreide beschrijving beschikbaar over het verzamelen van gegevens voor de Belastingdienst uit The Nanny.

Wij wijzen u er wel op dat u bij het genereren van het bestand dient te kiezen voor ‘december’ of  maand ‘12’. Alleen dan worden de gegevens van een volledig jaar verzameld. Controleert u nu alvast of u alle benodigde gegevens (bijvoorbeeld geboortedata van de ouders) opgenomen heeft in uw administratie.

Wij adviseren u het bestand te controleren voor aanlevering aan de Belastingdienst, bijvoorbeeld om te controleren of alle relevante BSN's zijn opgenomen. Maak dan een kopie van het bestand en open deze in Excel. Wanneer u het origineel in Excel opent, zouden de voorloopnullen kunnen verdwijnen, waardoor het bestand wordt afgekeurd door de Belastingdienst. Het originele bestand in ‘Kladblok’ openen, kan geen kwaad.

U kunt het bestand meerdere keren genereren vanuit The Nanny, dus een testbestand ter controle maken en op een later moment de definitieve versie, is geen probleem.
Copyright © 2017 Publicatiedatum: 01-02-2017