Copy
Dette er et nyhedsbrev fra Dansk Psykolog Forening. Besvar venligst ikke denne mail.
Arbejdsgiverrådgivning

Kære praksisejer

Nedenfor kan du læse om følgende juridiske emner og nye afgørelser på det ansættelsesretlige område:
  • Planlægning af restferie – overførsel eller udbetaling
  • Højesteret skal tage stilling til en principiel sag vedrørende 120-sygedagesreglen
  • Betalt fri på forårets kommende søgnehelligdage
  • Guide til personalehåndbøger og -politikker
 

Planlægning af restferie – overførsel eller udbetaling


Ferieåret 2016/2017 slutter den 30. april, og det nye ferieår starter den 1. maj. Derfor skal al ferie som udgangspunkt være afholdt inden den 1. maj.

Som udgangspunkt skal arbejdsgiver og medarbejder aftale, hvornår medarbejderen skal holde sin ferie, men kan parterne ikke blive enige, har arbejdsgiveren ret til at fastlægge feriens placering. Hvis arbejdsgiveren ønsker at fastlægge medarbejderens ferie, skal arbejdsgiveren varsle medarbejderen senest 1 måned, før ferien skal afholdes. (Hovedferie skal fortsat varsles med 3 måneder.)

Der er dog alternativer til afholdelse af restferien inden udløbet af ferieåret.

Overførsel
Hvis medarbejderen ikke kan nå at afholde sin ferie inden den 1. maj, kan medarbejderen og arbejdsgiveren aftale, at medarbejderen får de overskydende feriedage overført til næste ferieår. Aftalen skal være skriftlig, og den skal være indgået senest den 30. september 2016. En medarbejder kan dog maksimalt få overført ferie ud over 20 dage (4 uger), dvs. den 5. ferieuge til det næste ferieår.

6. ferieuge, særlige feriedage/feriefridage
En privatansat psykolog har ikke ret til ferie i mere end de 5 uger, som ferieloven foreskriver, og psykologen har ikke ret til feriefridage, medmindre dette er særskilt aftalt i kontrakten. Hvis psykologen har ret til særlige feriefridage, som ikke er afholdt i ferieåret, skal psykologen og arbejdsgiveren aftale, hvis disse kan overføres til et senere ferieår. Alternativt kan der evt. stå noget i personalehåndbogen derom.

Udbetaling
Medarbejderen kan under visse forudsætninger have mulighed for at få udbetalt optjente feriepenge eller dele heraf uden at holde ferien. Dette gør sig gældende i følgende situationer:
  1. Hvis tilgodehavende feriepenge højst udgør 1.500 kr. efter fradrag af skat og AM-bidrag, skal beløbet udbetales automatisk til medarbejderen.
  2. Hvis beløbet er mindre end 2.250 kr. efter fradrag af skat og AM-bidrag, kan medarbejderen senest den 30. september 2017 søge om at få beløbet udbetalt, hvis beløbet vedrører ferie, der er afholdt i ferieåret i et ansættelsesforhold.
  3. Hvis beløbet vedrører ferie, der stammer fra den 5. ferieuge, kan lønmodtageren senest den 30. september 2017 søge om at få beløbet udbetalt – uanset beløbets størrelse.
  4. Hvis beløbet vedrører ferie, der stammer fra et ansættelsesforhold, der er ophørt senest ved ferieårets udløb, kan lønmodtageren søge om at få beløbet udbetalt – uanset beløbets størrelse.
  5. Hvis medarbejderen har haft en feriehindring (f.eks. egen sygdom eller barsel) i ferieåret, som reelt har forhindret medarbejderen i at holde sin ferie, kan ferie udbetales (eller en del kan evt. overføres ved enighed herom). Læs mere om feriehindringer i § 17 her.
Medarbejderes ubrugte feriemidler (ferietillæg, løn under ferie eller feriegodtgørelse) tilfalder statskassen og Arbejdsmarkedets feriefond. Derfor er det fornuftigt, at medarbejderne får holdt deres ferie.

Hvis der indgås aftale om ferieoverførsel, skal aftalen være skriftlig, og den kan indgås helt frem til 30. september, dvs. 5 måneder efter ferieåret reelt er slut.
 

Højesteret skal tage stilling til en principiel sag vedrørende 120-sygedagesreglen


En fagforening har søgt Procesbevillingsnævnet om tredjeinstansbehandling af en sag mellem en arbejdsgiver og en medarbejder. Procesbevillingsnævnet har den 3. februar 2017 meddelt, at fagforeningen som mandatar for medarbejderen kan lade sagen prøve ved Højesteret.

Sagen har tidligere været prøvet ved henholdsvis Svendborg Byret i december 2015 og Østre Landsret i november 2016. Begge domstole gav arbejdsgiver medhold.

Sagen er principiel, fordi den omhandler en medarbejder, der blev opsagt efter 122 sygedage, men som under sin sygeperiode havde tilbudt arbejdsgiveren at genoptage arbejdet delvist i stedet for at være fuldtidssygemeldt. Dette blev afvist af arbejdsgiveren. Medarbejderen og fagforeningen er på baggrund heraf af den opfattelse, at arbejdsgiveren ikke var berettiget til i opgørelsen af de 120 sygedage at medregne de timer, som medarbejderen havde stillet sin arbejdskraft til rådighed for arbejdsgiveren.

Hverken i landsretten eller byretten fandtes det, at der var grundlag for at fastslå, at der ved beregningen af medarbejderens sygdomsperiode i forhold til funktionærlovens § 5, stk. 2 (den såkaldte ”120-sygedages regel”) skulle tages hensyn til, at medarbejderen forinden havde tilbudt arbejdsgiveren at genoptage arbejdet på deltid.

Landsretten bemærkede herved, at selvom en funktionær, der på trods af sygdom er i stand til delvist at genoptage sit arbejde, er forpligtet til at stille sin arbejdskraft til rådighed for arbejdsgiveren, er arbejdsgiveren ikke tilsvarende forpligtet til at acceptere funktionærens tilbud om at vende tilbage til arbejdet på deltid.

Hvad betyder ”120-sygedages reglen”?
Det fremgår af funktionærlovens § 5, stk. 2, at ”Det kan dog ved skriftlig kontrakt i det enkelte tjenesteforhold bestemmes, at funktionæren kan opsiges med 1 måneds varsel til fratræden ved en måneds udgang, når funktionæren inden for et tidsrum af 12 på hinanden følgende måneder har oppebåret løn under sygdom i alt 120 dage. Opsigelsens gyldighed er betinget af, at den sker i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 sygedage, og medens funktionæren endnu er syg, hvorimod gyldigheden ikke berøres af, at funktionæren er vendt tilbage til arbejdet, efter at opsigelse er sket.”


Bestemmelsen åbner således op for, at der i den beskrevne situation kan opsiges med et kortere varsel end det varsel, som medarbejderen henset til dennes anciennitet ellers vil være berettiget til, hvis medarbejderen har haft et sygefravær på i alt 120 dage inden for 12 på hinanden dølgende måneder. Som det fremgår, er det en forudsætning, at bestemmelsen udtrykkeligt er et aftalt vilkår i medarbejderens ansættelseskontrakt.

Dansk Psykolog Forenings Arbejdsgiverrådgivning afventer Højesterets afklaring af spørgsmålet og vil naturligvis bringe denne, når den foreligger.
 

Guide til personalehåndbog og -politikker


Mange praksisser har formodentligt fungeret ganske fint uden nogensinde at have haft en skriftligt formuleret personalepolitik.

Derfor kan stilles spørgsmålet: Er det overhovedet nødvendigt at lave en personalehåndbog, og hvad skal den i givet fald indeholde?

Erfaringsmæssigt kan en arbejdsgiver ofte undgå en hel del problemer, hvis spillereglerne for praksissens ansatte personale er formuleret klart og tydeligt.

Det kan derfor være hensigtsmæssigt, at praksissen sørger for at nedskrive de vigtigste krav og forventninger, som stilles til medarbejderne.

Personalehåndbogen bør naturligvis være udformet til den enkelte praksis. Det betyder, at personalehåndbøger kan være meget forskellige med hensyn til indhold og omfang.
Det er dog et fælles træk ved personalehåndbøgerne, at de bør indeholde nyttige oplysninger og spilleregler, som supplerer ansættelsesaftalen mellem praksissen og det ansatte personale.

Nedenfor er samspillet mellem en medarbejders ansættelsesaftale og personalehåndbogen samt indholdet af personalehåndbogen yderligere uddybet.

Ansættelsesaftalen og personalehåndbogen
Det er hensigtsmæssigt at gennemgå ansættelsesaftalerne og eventuelle tillæg hertil inden udarbejdelse af en personalehåndbog.

På den måde kan arbejdsgiveren eller den personaleansvarlige danne sig et overblik over de forhold, som det ansatte personale allerede er gjort bekendt med og har skrevet under på.

Ansættelsesaftalen skal ifølge Lov om ansættelsesbeviser blandt andet indeholde oplysninger om den ugentlige og daglige arbejdstid, ligesom den aftalte løn vil være fastlagt her.

Det er derfor ikke nødvendigt at gentage oplysninger af den karakter i personalehåndbogen.

Ansættelsesaftalen indeholder herudover, det der individuelt er aftalt mellem arbejdsgiveren og den ansatte, mens personalehåndbogen rummer oplysninger, om det der gælder i forhold til personalet som helhed.

Der er forskel på i hvor høj grad, at personalehåndbogen udgør en integreret del af ansættelsesvilkårene.

Du kan endvidere vælge at udlevere personalehåndbogen i fysisk form til den ansatte og i den forbindelse anmode om kvittering for modtagelsen.

Alternativt kan du i ansættelsesaftalen henvise til virksomhedens personalehåndbog f.eks. ved at skrive: ”Praksissens til enhver tid gældende personalepolitik udgør en integreret del af ansættelsesvilkårene. Medarbejderen har pligt til at gøre sig bekendt med indholdet heraf og holde sig ajour med opdateringer. Manglende overholdelse af personalepolitikken kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet.”

Det er helt afgørende - uanset hvilken form der vælges - at personalet er gjort bekendt med indholdet af personalehåndbogen/-politikken. Hvis personalehåndbogen alene findes i elektronisk form på praksissens intranet, skal du sikre dig, at personalet har adgang hertil, ligesom du skal sikre, at personalet løbende holdes orienteret om opdateringer.

En personalepolitik indeholder typisk både oplysninger om rettigheder og forpligtelser for personalet hhv. arbejdsgiveren.

Indholdet af personalehåndbogen
Personalehåndbogens indhold kan variere alt afhængigt af den enkelte praksis’ behov. Nedenfor er beskrevet nogle af de elementer, som en personalehåndbog bør indeholde.

Din praksis’ værdier
Det er nærliggende at starte medarbejderhåndbogen med en beskrivelse af praksissens og dens værdier. Det kan f.eks. være overvejelser, om det der adskiller jeres praksis fra andre, hvilke værdier I sætter højt – både i relationen til hinanden og til patienterne, hvad I stræber efter, hvad jeres vigtigste mål er osv.

Derudover kan beskrivelsen af jeres mål og værdier naturligt lede til et socialt- og kollegialt kodeks, der kan indeholde nogle retningslinjer for, hvordan I ønsker, at jeres samarbejde skal være, hvordan I håndterer eventuelle konflikter, hvordan I taler sammen osv.?

Sygefravær mv.
Sygemelding
Det er en god idé at beskrive reglerne for sygemelding i medarbejderhåndbogen – både når det vedrører medarbejderens egen sygdom og evt. barns sygdom. Der tages som ofte højde for retten til barnets første sygedag enten i ansættelseskontrakten eller i en eventuel overenskomst. Men retningslinierne for, hvornår og hvordan de ansatte skal meddele fravær, bør fremgå af en medarbejderhåndbog, da disse ikke følger af kontrakt og overenskomst.

Udgangspunktet er altid, at sygemeldingen skal være formidlet (uanset formen) til arbejdsgiveren senest samtidig med normal arbejdstids begyndelse.

Medarbejderhåndbogen kan derfor beskrive, at sygemelding skal ske telefonisk (evt. til hvem og på hvilket tlf. nr.), via e-mail eller via sms, hvis det accepteres? Ligeledes bør det præciseres, hvornår sygemeldingen skal finde sted.

Sygefraværssamtale ved længerevarende sygdom
Sygedagpengeloven forpligter arbejdsgiver til at afholde en sygefraværssamtale med medarbejderen, når medarbejderen har været syg i en længere periode eller forventes at være det. Derfor skal der inden for de første fire uger af sygefraværsperioden holdes en sygefraværssamtale. Sygefraværssamtaler er tidligere beskrevet i nyhedsbrevet for december 2016.

Det kan være en god idé at beskrive, hvornår i fireugers perioden medarbejderen kan forvente at blive indkaldt til sygefraværssamtalen. Der er intet til hinder for, at den holdes efter f.eks. to ugers sygdom. Det kan ligeledes være en god idé at nævne, at meningen med sygefraværssamtalen er at skabe klarhed over medarbejderens muligheder for at ge

Det er hensigtsmæssigt, at det fremgår af medarbejderhåndbogen, at medarbejderen har pligt til at medvirke i sygefraværssamtalen. Kun hvis medarbejderen ikke kan dokumentere, at han/hun af helbredsmæssige årsager er forhindret i at deltage (telefonisk eller ved personligt møde), kan manglende deltagelse få ansættelsesretlige konsekvenser.

Samtidig bør det også gøres klart, at evt. manglende medvirken i kommunens opfølgning, der forårsager, at kommunen stopper sygedagpengeudbetalingen, vil resultere i modregning i medarbejderens løn svarende til det tab, som praksissen lider i tabt sygedagpengerefusion.

Lægens erklæring
Der kan ensidigt fastsættes klare regler for, hvornår medarbejderen har pligt til at sende lægelig dokumentation for sygefraværet. Det vil sige, at der i princippet kan forlanges en lægeerklæring fra første fraværsdag.

Udgifterne til den lægelige dokumentation betales altid af arbejdsgiveren, hvis denne har bedt om den. Der findes flere typer lægeerklæringer, herunder varighedserklæring, mulighedserklæring og friattest. De enkelte erklæringer samt forskellene i erklæringerne er tidligere beskrevet i nyhedsbrevet for december 2016.

Læge-/tandlægebesøg og børn, som skal følges til læge/tandlæge
Medarbejderens læge- og tandlægebesøg bør i videst muligt omfang ske uden for arbejdstiden, hvis dette er muligt.

Det samme gælder de situationer, hvor medarbejderen skal følge et mindreårigt barn til konsultation hos læge eller tandlæge.

Medarbejderen, som er fraværende på grund af eget lægebesøg, har ifølge funktionærloven ret til løn.

Du kan fastsætte regler for, om medarbejderen skal trækkes i løn (eller evt. afspadsere) for fravær, som skyldes eget tandlægebesøg og fravær, som skyldes, at børn følges til konsultation hos læge eller tandlæge.

Personlig fremtræden, dresscode mv.
Der kan i medfør af ledelsesretten ensidigt stilles krav om, at medarbejderne på praksissen bærer en bestemt type tøj (”dresscode”). Hvis du stiller specifikke krav om ”dresscode”, er du forpligtet til at afholde udgifterne til indkøb af tøjet.

Piercinger og tatoveringer
Du kan forbyde medarbejderen at bære synlige piercinger og tatoveringer, så længe medarbejderen befinder sig i praksissen. Dette kan f.eks. gøres ved at indskærpe medarbejderens pligt til at anvende specifikt tøj, som dækker tatoveringer.

Stærke parfumer, røg og hvidløg
Du kan stille krav om en god, almen hygiejne hos medarbejderne.

Du kan – ud fra de samme hensyn – også overveje at forbyde anvendelse af stærkt duftende parfumer, under henvisning til risikoen for allergiske reaktioner hos visse patienter.

Du kan også indskærpe, at det ikke tolereres, at medarbejderne ”lugter af røg” (fra tobak) eller bruger snus- eller skråtobak.

Derimod kan der ikke nedlægges et totalt forbud mod indtagelse af hvidløg, men der højst henstilles til, at der tages mest muligt hensyn, da mange patienter ikke bryder sig om lugten.

Alkoholpolitik
Der kan ensidigt fastsættes en alkoholpolitik, som indebærer et totalt forbud mod indtagelse af enhver form for alkohol i praksissen. Forbuddet kan gælde både medarbejderens effektive arbejdstid og frokostpausen, uanset om den er betalt af medarbejderen eller arbejdsgiveren.

Det kan tillige tilkendegives, at det ikke tolereres, hvis medarbejderen lugter af alkohol og samtidig gøres helt klart, at en enhver overtrædelse af praksissens alkoholpolitik vil få ansættelsesmæssige konsekvenser.

Konsekvenserne afhænger af, hvor grov overtrædelsen er. Oftest vil en enkeltstående overtrædelse alene kunne begrunde en skriftlig advarsel, hvor det præciseres, at gentagelse vil medføre opsigelse – eller efter omstændighederne – bortvisning.

Rygning
Alle virksomheder er ifølge rygeloven forpligtet til at udarbejde en skriftlig rygepolitik for arbejdspladsen. Rygepolitikken skal også indeholde retningslinjer for brug af elektroniske cigaretter mv.

Rygepolitikken skal som minimum beskrive retningslinier for, om og i givet fald hvor, der må ryges. Den skal være tilgængelig for både praksissens medarbejdere, men også for patienter og andre besøgende (samarbejdspartnere, leverandører mv.). Det er derfor en god idé både at beskrive reglerne i medarbejderhåndbogen, men ligeledes ved opslag i eksempelvis receptionen og på praksissens hjemmeside, så patienter mv. kan se den.

Rygepolitikken skal som minimum omfatte følgende:
  • Må rygning foregå udendørs på praksissens matrikel og i givet fald hvor?
  • Må rygning foregå indendørs og i givet fald hvor (rygerum/rygekabine)?
  • Hvornår må medarbejderne ryge (tidspunkter/pauser mv.)?
  • Det bør desuden oplyses, hvordan gæster, patienter, fremmed arbejdskraft (f.eks. vikarer, håndværkere, leverandører mv.) informeres om rygepolitikken.
  • Konsekvenserne ved overtrædelse af rygepolitikken (for medarbejdere). Det kan f.eks. være ”overtrædelse af praksissens rygepolitik vil kunne få ansættelsesretlige konsekvenser.”. I første omgang vil det sige påtale eller advarsel eller ved grove eller gentagne overtrædelser – opsigelse eller bortvisning.
Det ligger inden for arbejdsgiverens ledelsesret at fastlægge retningslinier for medarbejdernes rygning i arbejdstiden og på arbejdspladsen. Der er derfor heller ikke noget til hinder for at udstrække et rygeforbud, herunder et forbud mod rygning af elektroniske cigaretter, til at omfatte samtlige praksissens lokaler, tilstødende adgangsveje og matriklen som helhed.

It-politik og brug af mobiltelefon og sociale medier (Facebook)
I praksissens it-politik kan det overvejes at fastsætte regler for, i hvilket omfang, medarbejderne i arbejdstiden må tale privat i mobiltelefon, sende sms’er, surfe på internettet, være på Facebook mv.

For en god ordens skyld bemærkes, at det er arbejdsgiver, som betaler medarbejderne for en arbejdsydelse og derfor i medfør af ledelsesretten kan bestemme, at arbejdstiden skal holdes effektiv.

Adfærd på internettet
Nogle arbejdsgivere oplever, at medarbejdere udtaler sig negativt på Facebook om arbejdspladsen, ledelsen, kollegaerne eller kunderne/patienterne. Det kan være ødelæggende for en praksis’ omdømme, og skrides der først ind, når skaden er sket, kan det være en langvarig proces at genoprette omdømmet. Allerede derfor kan det være en god idé at beskrive retningslinier for brug af Facebook og andre sociale medier i medarbejderhåndbogen.

Facebook er et offentligt medie, og udtalelser på Facebook har derfor potentiale til at nå rigtig mange mennesker. Derfor kan en arbejdsgiver naturligvis stille krav om, at medarbejderne i deres ageren på f.eks. Facebook tilgodeser både den tavshedspligt og loyalitetsforpligtelse, de i kraft af deres ansættelse er bundet af.

På samme måde, som det kan være et brud på loyalitetsforpligtelsen at indrykke en artikel i avisen, hvor en medarbejder udtaler sig i negative vendinger om sin arbejdsplads eller sin leder, kan det tillige være illoyal adfærd at udtale sig negativt på Facebook. Facebook er ikke mere ”privat” end andre medier eller sociale fora.

Et par gode råd, der evt. kan gives videre til medarbejderne, er:
  1. Opfør dig på Facebook, som du ville gøre det i praksissen – hav den samme respekt overfor din arbejdsplads, kollegaer og chef på nettet som i virkeligheden.
  2. Overvej, hvad du lægger ud af billeder – der er ingen fortrydelsesret på nettet. Billeder kan desuden være ophavsretligt beskyttede, hvilket betyder, at du, inden du anvender dem, skal bede om tilladelse af både fotografen og eventuelle personer på billedet.
  3. Pas på, hvad du skriver og på ordvalget: injurierende, diskriminerende og illoyale (m.v.) udsagn er heller ikke tilladt på nettet.
  4. Fortrolige eller personfølsomme oplysninger om interne forhold på praksissen eller patienter må aldrig viderebringes – heller ikke på nettet.
  5. Brug din sunde fornuft – også på Facebook.
Arbejdsredskaber eller arbejdsgiverbetalte goder?
Hvis medarbejdere har fået udleveret arbejdscomputer eller -tablet eller en arbejdsgiverbetalt mobiltelefon eller dataforbindelse, findes skattemæssige regler for bl.a. privat brug af apparaterne, som medarbejderne skal være klar over. Det er derfor en god ide at beskrive disse regler i medarbejderhåndbogen.

Overarbejde, afspadsering, ferieplanlægning mv.
En klar beskrivelse af, hvordan ferie og afspadsering registreres, godkendes og afvikles¨, kan forhindre, at der opstår uenighed eller konflikter om, hvor meget der er til gode, og hvor meget der er afholdt. Det anbefales derfor at beskrive praksissens retningslinier i medarbejderhåndbogen, så alle medarbejdere kender proceduren.

Praktiske forhold
En beskrivelse af de praktiske forhold er en god idé at have med i medarbejderhåndbogen. Det kan f.eks. være en idé at omtale:
  • praksissens åbningstider (og at medarbejderne forventes omklædte og klar til patientbehandlinger, når praksissen åbner)
  • faste lukkedage, f.eks. Grundlovsdag, juleaftensdag, nytårsaftensdag
  • tilrettelæggelse af ferie – er praksissen altid lukket i en bestemt periode i sommerferien?
  • frokostpause/frokostordning
  • alarmsystem, nøgler til praksissen, tøj mv.
  • osv.
 

 

 


 

Betalt fri på forårets kommende søgnehelligdage


Påsken nærmer sig, og det kan derfor være en god idé at være opmærksom på, hvornår medarbejderne har ret til betalt fri på søgnehelligdagene.

Som udgangspunkt har medarbejderne ret til betalt fri Skærtorsdag, Langfredag, Påskedag, 2. Påskedag, St. Bededag, Kristi Himmelfartsdag, Pinsedag samt 2. Pinsedag.

For privatansatte psykologer, som aflønnes med provisionsløn, gælder, at når en helligdag falder på en normal arbejdsdag (søgnehelligdag), kompenseres den ansatte psykolog via feriepengeopsparing. Feriegodtgørelsen er netop fastsat til 12,5 pct., idet den halve procent er møntet på at kompensere for dette. Der kan desuden være indgået individuelle aftaler om ret til betalt fri.
 

Hvis du har spørgsmål


til en af nyhederne eller vedrørende medarbejderforhold i øvrigt af ansættelsesretlig karakter, anbefales du at kontakte Dansk Psykolog Forenings Arbejdsgiverrådgivning på telefon 33 48 77 08 eller mail dparbejdsgiverraadgivning@tdl.dk for en drøftelse heraf.
© 2017 Dansk Psykolog Forening