Copy
Dette er et nyhedsbrev fra Dansk Psykolog Forening. Besvar venligst ikke denne mail.
Arbejdsgiverrådgivning

Kære praksisejer

Nedenfor kan du læse om følgende juridiske emner og nye afgørelser om ansættelsesret:
 
  • Har du tjek på datasikkerheden i forbindelse med personaleadministration?
  • Sagligt begrundet opsigelse på grund af mangelfuldt arbejde
  • Efterbetaling af fratrædelsesgodtgørelser til funktionærer opsagt før 1. februar 2015?
  • Spørgsmål om ansøgers oprindelse kostede godtgørelse på kr. 5000
  • Guide om ansættelse af nye medarbejdere
  • Når flere medarbejdere opsiges eller varsles ændrede vilkår på samme tid
 

Sagligt begrundet opsigelse på grund af mangelfuldt arbejde

Hvis en medarbejder ikke lever op til de forventninger, der er til stillingen, kan arbejdsgiveren give medarbejderen en advarsel. Hvis medarbejderen fortsat ikke forbedrer sin indsats, kan medarbejderen sædvanligvis sagligt opsiges. Men hvornår er der givet tilstrækkeligt med advarsler, og hvor lang tid bør medarbejderen have til at forbedre sig? Det har Afskedigelsesnævnet i en ny sag skullet tage stilling til.

I den konkrete sag havde medarbejderen været ansat siden 2008. Efter en række klager fik medarbejderen i vinteren 2014 en mundtlig advarsel på grund af mangelfuldt arbejde. Et par måneder senere fik medarbejderen en skriftlig advarsel, og fire måneder senere fik han endnu en skriftlig advarsel. Da medarbejderen ikke forstod dansk, blev advarslerne givet på både dansk og engelsk, ligesom arbejdsgiveren under samtalerne sørgede for grundigt at forklare advarslerne mundtligt bl.a. med tolkebistand til stede.

En opsigelses saglighed vil være afhængig af, om det, der advares for, er rimeligt begrundet i forhold til stillingens karakter, om medarbejderen er informeret om, at arbejdet er mangelfuldt eller fejlbehæftet, og om medarbejderen har forstået konsekvenserne af fortsat mangelfuldt arbejde. Er disse tre betingelser opfyldt, vil en efterfølgende opsigelse være sagligt begrundet, hvis medarbejderen til trods herfor ikke forbedrer sig.

Opmanden lagde i sin tilkendegivelse vægt på, at arbejdsgiveren havde haft det fornødne grundlag for at tildele medarbejderen advarslerne, samt at advarslerne var blevet givet til medarbejderen på medarbejderens modersmål.

Da medarbejderen imidlertid ikke forbedrede kvaliteten af sit arbejde, blev han opsagt, hvorfor opmanden fandt, at opsigelsen var rimeligt begrundet.

Efterbetaling af fratrædelsesgodtgørelser til funktionærer opsagt før 1. februar 2015?


På baggrund af en sag, som EU-domstolen behandlede i 2014, den såkaldte Ole Andersen-sag, blev funktionærlovens § 2a om fratrædelsesgodtgørelse ændret med virkning fra den 1. februar 2015.

Privatansatte funktionærer, der efter mere 12 års ansættelse blev opsagt før den 1. februar 2015, havde i følge den dagældende § 2a i funktionærloven ret til fratrædelsesgodtgørelse, medmindre de på fratrædelsestidspunktet kunne få folkepension eller havde mulighed for at få en pension udbetalt, som arbejdsgiver havde bidraget til fra før de fyldte 50 år. Sidstnævnte forhold medførte bortfald af retten til fratrædelsesgodtgørelse, uanset om den fratrådte funktionær rent faktisk valgte at gå på pension eller fandt ny beskæftigelse.

De privatansatte funktionærer, som efter de gamle regler ikke fik fratrædelsesgodtgørelse efter § 2a – fordi de valgte at påbegynde ny beskæftigelse i forlængelse af fratrædelsen i stedet for at gøre brug af deres pensionsmulighed – får nu måske alligevel ret til denne godtgørelse med tilbagevirkende kraft.

Årsagen hertil er, at EU-domstolen nu af Højesteret er blevet bedt om at tage stilling til, hvorledes reglerne skal fortolkes i forhold til privatansatte funktionærer. I den ovenfornævnte ”Ole Andersen-sag” tog EU-domstolen nemlig specifikt kun stilling til forholdet til offentligt ansatte, hvilket skyldtes, at EU-direktiver ikke kan påberåbes direkte i forhold til private borgere. EU-domstolen fandt, at funktionærlovens bestemmelse havde en aldersdiskriminerende effekt. Dette ledte til en ændring af bestemmelsen i funktionærloven fra 1. februar 2015, som nu har følgende indhold:

”Såfremt en funktionær, der har været uafbrudt beskæftiget i samme virksomhed i 12 eller 17 år, opsiges, skal arbejdsgiveren ved funktionærens fratræden udrede et beløb svarende til henholdsvis 1 og 3 måneders løn.”

Det er procedure, at Generaladvokaten kommer med et forslag til en afgørelse, inden EU-domstolen afgør sagen. Generaladvokatens udtalelse følges ofte af EU-domstolen.

Generaladvokaten har nu udtalt, at det bør være muligt at fortolke den tidligere § 2a i funktionærloven i overensstemmelse med det EU-retlige princip om forbud mod forskelsbehandling på grund af alder. Følger EU-domstolen Generaladvokatens forslag, vil dette kunne medføre, at en privatansat funktionær vil være berettiget til en § 2a-godtgørelse, selvom funktionæren ved fratrædelsen kunne have oppebåret en alderspension fra arbejdsgiveren men valgte at påbegynde ny beskæftigelse.

Dommen forventes afsagt i første halvår af 2016, hvorefter Højesteret skal afgøre sagen endeligt. Dansk Psykolog Forenings Arbejdsgiverrådgivning følger sagen og vender tilbage, når der foreligger nyt.

 

Guide til ansættelse af nye medarbejdere


Hvis du ikke er vant til at ansætte medarbejdere, kan det i sig selv være en udfordring at annoncere på den rigtige måde, vurdere ansøgernes kompetencer og sammenligne dem, holde ansættelsessamtaler, stille de rigtige spørgsmål og vælge den rette medarbejder til stillingen.

Denne guide giver dig derfor gode råd og inspiration til, hvordan du håndterer ansættelsesprocessen samt forbereder dig på nogle af de faldgruber, du undervejs skal styre uden om.

Guiden beskriver ansættelsesprocessen kronologisk, dvs. lige fra jobanalyse eller medarbejderprofil til tiltrædelsen.

Hvem er den rette til jobbet – og hvad går jobbet egentlig ud på?
Afhængigt af, om det er en eksisterende stilling, du skal genbesætte, eller det er en nyopslået stilling, bør ansættelsesprocessen starte med en kortlægning af den ønskede medarbejderprofil eller en analyse af stillingen.

I dine overvejelser kan det også være hensigtsmæssigt at inddrage en analyse af, hvordan opgaverne er fordelt mellem medarbejderne på din praksis og hvilke former for konsultationer, som I oftest foretager.

Procesplan
Det er en god idé at udarbejde en procesplan for ansættelsesforløbet, så du og eventuelt andre implicerede er klar over og enige om forløbet. Det er en fordel at tilrettelægge ansættelsesprocessen ud fra en fastlagt tidshorisont med deadlines, der sikrer, at tiden ikke skrider. Processen optimeres, hvis du på forhånd har lavet en plan over hele forløbet, og du undgår, at der opstår uforudsete ting, der forsinker processen.

Jobopslag
Allerede ved udarbejdelsen af jobopslaget er det vigtigt, at du er meget specifik omkring hvilken medarbejderprofil, du søger, og hvilken stilling der tilbydes. Det er vigtigt at være ærlig om, hvad du tilbyder, og hvad du forventer – stillingen og arbejdsopgaverne skal derfor hverken ”tales op eller ned”. Der skal være klarhed over stillingens indhold samt det ansvar og den kompetence, der er forbundet med jobbet.

Jobopslaget kan med fordel inddeles i tre hovedafsnit: Praksissen, stillingen, praktik.

Følgende bør som minimum fremgå af jobopslaget:

Om klinikken
  • Hvem er du/I?
  • Hvad gør netop din praksis særlig?
  • Hvorfor er din praksis en god arbejdsplads?
  • Hvilke karrieremuligheder kan du tilbyde (eks. efteruddannelse, specialisering mv.)?

Om stillingen
  • Hvad er det konkrete indhold i jobbet?
  • Hvilke arbejdsopgaver og ansvarsområder er forbundet med stillingen?
  • Hvad lægger du vægt på i medarbejderprofilen?
  • Hvad efterspørger du, og hvad er særligt ved stillingen?

Om praktikken
  • Hvornår udløber ansøgningsfristen?
  • Hvornår forventer du at holde ansættelsessamtaler?
  • Hvornår ønsker du at den nye medarbejder skal starte?
  • Hvordan søges stillingen?
  • Hvilke dokumenter ønsker du medsendt?

I forbindelse med udarbejdelsen af jobopslaget skal du holde dig for øje, at ligebehandlingsloven og forskelsbehandlingsloven sætter nogle begrænsninger for, hvad en arbejdsgiver lovligt kan anføre i et stillingsopslag. Det vil således være i strid med loven at annoncere efter kandidater af specifikt køn, alder mv. Kontakt gerne Arbejdsgiverrådgivningen for spørgsmål i den forbindelse.

Annoncering
Ud over den almindelige annoncering på nettet, lokalaviser, fagblade mv. kan du også overveje at tænke sociale medier ind i annonceringen. LinkedIn er et godt og seriøst medium til annoncering, da du undgår at blive oversvømmet med ansøgninger men i stedet får udvalgt nogle ansøgere, der er egnede til stillingen ud fra de kriterier, du har opstillet. Men også facebook kan bidrage til, at relevante kandidater får information om stillingen.

Ansøgningerne kommer ind
Så vidt det er muligt, bør ansøgerne have tilsendt en bekræftelse på, at deres ansøgning er modtaget.

Ansøgningerne sorteres derefter i forhold til relevans. Dette kan du gøre på mange måder, men en af de mest overskuelige måder er at kategorisere ansøgerne i grupperne grøn, gul og rød.
  • Grøn er de ansøgere, du med sikkerhed ønsker at kalde til samtale. Denne gruppe skal derfor også være den bunke med færrest ansøgninger i.
  • Gul er gruppen af ”måske’er”, dvs. de ansøgere, som er kvalificerede, og som derfor kan blive relevante, hvis en af de grønne viser sig ikke at være kvalificeret.
  • Rød er de ansøgere, som du på forhånd ved ikke er egnede til stillingen.
Til at indplacere ansøgerne i de enkelte grupper kan du anvende et simpelt pointsystem, hvor du opstiller nogle generiske parametre, som du kan vurdere alle ansøgerne ud fra.

Det kan f.eks. være:
  • Relevant erhvervserfaring – fra offentlig- eller privat sektor eller fra udlandet
  • Efteruddannelse og særlige kurser – der skiller ansøgeren ud fra mængden
  • Personlige egenskaber – der kan styrke praksissens profil (energisk, udadvendt, interesseret og engageret i lokalsamfundet)
  • Gode referencer
  • Aktiv i faglige fora/forskningsinteresseret
Udvælg maksimalt tre til samtale. Hvis du har flere end tre ansøgere i den grønne kategori, er de gode at have i baghånden, hvis en af ansøgerne falder igennem ved samtalen.

Der er intet til hinder for, at du kalder en ansøger til samtale, inden ansøgningsfristen er udløbet, men det kan være en fordel ikke at træffe den endelige beslutning, før fristen er overskredet. Der kan gemme sig gode kandidater blandt de sene ansøgninger.

Samtalen
Inden du indkalder til samtale, bør du overveje hvem, der skal deltage i samtalen – er det kun dig, eller skal du have en anden (f.eks. en ansat) med? Det er mange fordele ved at være flere, så hvis det er muligt, er det at anbefale. Forinden bør I fordele rollerne mellem jer: Hvem starter, hvem spørger om hvad?

Åbne spørgsmål
Det er bedst at stille åbne spørgsmål. Åbne spørgsmål starter ofte med hv-ord eller har et hv-ord indeholdt i sætningen. Hv-ord og dermed åbne spørgsmål giver mulighed for at holde samtalen i gang. Et lukket spørgsmål lægger derimod op til en hurtig afslutning af samtalen.

Case-spørgsmål
Det er også en god ide at stille case-spørgsmål, da de kan afdække ansøgerens adfærd. Det kunne f.eks. være ”Hvordan vil du håndtere en situation, hvor en patient henvender sig med en klage over en behandling?” Tilsvarende kan et spørgsmål som ”Hvornår går du fra arbejde og tænker ”i dag har været en rigtig god dag”?” være medvirkende til at afdække ansøgerens styrker og svagheder og giver dig et fingerpeg om, hvor og hvornår du som leder skal støtte og motivere den pågældende. Spørgsmålet kan passende følges op af ”Hvornår har det så været en dårlig dag?”

Når samtalen er ved at være slut, kan du overveje at bede ansøgeren om en reference fra en tidligere arbejdsgiver. En tidligere arbejdsgivers vurdering af ansøgerens styrker og svagheder hjælper dig med at få et så nuanceret billede af ansøgeren som muligt, inden du skal træffe beslutningen.

Vurdering og beslutning
Du skal ikke lede efter den ansøger, der ligner dig selv mest – det er den klassiske fejl, som en arbejdsgiver uden at være klar over det kan komme til at begå.

Til vurderingen af ansøgerne kan følgende overvejes:
  • Lever ansøgeren op til de forventninger, du har og den stilling han/hun skal bestride?
  • Kan ansøgeren lære det, som han/hun ikke på nuværende tidspunkt evner?
  • Er ansøgeren overkvalificeret til stillingen, og er der dermed risiko for, at vedkommende hurtigt bliver demotiveret og søger væk?
  • Har ansøgeren en adfærd eller personlighedstræk, der kan tænkes at spænde ben for jeres forventninger?
  • Passer ansøgeren ind i gruppen af kollegaer?
  • Bibringer ansøgeren nye personlige og faglige kompetencer til praksissens medarbejdergruppe?

”Mavefornemmelsen” skal du heller ikke negligere. Det er i sidste ende den, du bør følge, hvis du er i tvivl efter at have vurderet og sammenholdt kompetencer, personlighed, udviklingspotentiale mv.

Afslag
Alle ansøgere bør få en tilbagemelding på deres ansøgning. Du bør dog vente med at sende afslaget, til rekrutteringsprocessen er afsluttet, så du ikke risikerer at udelukke ansøgere, der alligevel kan være interessante.

Ansøgere, der ikke har været kaldt til samtale, kan få afslag via post/e-mail.
Se eksempel på tekst til afslag herunder.

”Kære [Navn]

Tak for din ansøgning til stillingen som [titel] på [praksissens navn].

Vi har modtaget [antal] ansøgninger og har gennemført ansættelsessamtaler med [antal]. Desværre kom du ikke i betragtning, og stillingen er nu besat til anden side.

Tak for den interesse du med din ansøgning har vist [praksissens navn]. Du er selvfølgelig velkommen til at søge hos os en anden gang.

Vi ønsker dig held og lykke med din videre jobsøgning.

Med venlig hilsen
[praksissens navn]”


De ansøgere, du har haft til samtale, bør derimod få afslaget telefonisk. Det kan være brugbart for dem i deres videre jobsøgning at få en tilbagemelding på, hvorfor den pågældende ikke blev valgt, og hvad der gjorde udslaget, hvis der var flere egnede ansøgere.

Pas på med begrundelsen
Når afslaget gives, hvad enten det er mundtligt eller skriftligt, skal arbejdsgiver holde sig ude fra de gængse faldgruber. Det er en del af arbejdsgiverens ledelsesret at bestemme hvilke medarbejdere, der ønskes at ansætte. Men årsagen til at en ansøger fravælges skal altid være saglig, og det er som bekendt ikke sagligt alene at fravælge en ansøger på baggrund f.eks. graviditet, etnicitet, alder mv. Det ses desværre fra tid til anden, at arbejdsgivere kommer til at begrunde afslaget med et ikke sagligt kriterium.

Det er derimod sagligt at begrunde et afslag med, at du som arbejdsgiver har vurderet, at andre ansøgere var mere kvalificerede til stillingen, havde mere relevant erhvervserfaring og faglige kompetencer, der matchede praksissens behov bedst.

 

Har du tjek på datasikkerheden i forbindelse med personaleadministration?


I forbindelse med personaleadministration skal persondatalovens regler overholdes. Det betyder bl.a., at praksissen (den dataansvarlige virksomhed) skal leve op til lovens krav om datasikkerhed.

Der skal træffes de nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven. Dette følger af persondatalovens § 41, stk. 3.
Se Persondataloven her.

Datatilsynet har udformet nedenstående 12 specifikke minimumskrav for sikkerhed i forbindelse med personaleadministration.
Se de 12 punkter her.

Når flere medarbejdere opsiges eller varsles ændrede vilkår på samme tid

I en ny sag, der er blevet afgjort af EU-Domstolen, er det noget overraskende blevet slået fast, at medarbejdere, der ikke kan acceptere varslede ændringer af ansættelsesforholdet, og som konsekvens heraf selv vælger at opsige deres stilling, skal medregnes ved optælling af antallet af medarbejdere, når det skal klarlægges, om lov om varsling af større afskedigelser skal tages i agt.

Det skyldes, at varslingen juridisk set er en opsigelse af det eksisterende ansættelsesforhold med tilbud om genansættelse på nye vilkår. Dette er interessant, fordi varslede ændringer af medarbejderes ansættelsesforhold sidestilles med en ensidig opsigelse foretaget af arbejdsgiveren – hvilket det så nu er fastslået også gælder, hvis medarbejderne selv vælger at opsige deres stillinger hos arbejdsgiveren.

Det følger af lov om varsling mv. i forbindelse med afskedigelser af større omfang, at virksomheder med flere end 20 ansatte, der påtænker at opsige/varsle ændrede ansættelsesvilkår for mindst 10 medarbejdere, er omfattet af loven. Når antallet af medarbejdere skal opgøres, skal også medarbejdere ansat i en tidsbegrænset stilling, herunder også elever, medarbejdere i løntilskud, barslende mv., tælles med i det samlede headcount.

Når loven om varsling mv. i forbindelse med afskedigelser af større omfang finder anvendelse, har det den konsekvens, at der er en særlig varslingsprocedure, der skal følges. Dette indbefatter en særlig informationspligt over for medarbejderne, en forhandlingspligt over for medarbejderne og en varslingspligt over for det regionale beskæftigelsesråd.

Du kan læse mere om reglerne i lov om varsling m.v. i forbindelse med afskedigelser af større omfang.
 

Spørgsmål om ansøgers oprindelse kostede godtgørelse på kr. 5000

Det følger af forskelsbehandlingsloven, at en arbejdsgiver ikke må indhente oplysninger om f.eks. en ansøgers etniske eller nationale oprindelse. Hvis arbejdsgiveren overtræder dette forbud, kan arbejdsgiveren komme til at betale en godtgørelse til ansøgeren. I en nyligt afgjort sag fandt Ligebehandlingsnævnet, at en arbejdsgiver havde overtrådt forbuddet ved i forbindelse med en ansættelsessamtale at konstatere, at ansøgeren ikke havde et typisk dansk navn.

Arbejdsgiveren havde indkaldt en ansøger med indiske rødder og et indiskklingende navn til jobsamtale. Under samtalen kommenterede arbejdsgiveren på ansøgerens navn, hvorefter jobansøgeren forklarede om sit nationale tilhørsforhold. Der var under sagen uenighed mellem parterne om, hvordan ordene fra arbejdsgiveren præcist var faldet. Jobansøgeren hævdede, at arbejdsgiveren havde udtalt: ”Nå, jeg kan læse på dit navn, at du ikke kommer fra Danmark”, mens arbejdsgiveren derimod mente at have sagt noget i retning af: ”Jeg kan se, at du ikke har et typisk dansk navn, fortæl mere om dig selv…”.

Da ansøgeren ikke fik tilbudt stillingen, mente ansøgeren, at afslaget skyldtes den dårlige stemning, som arbejdsgiverens spørgsmål efter ansøgerens opfattelse havde skabt. Ansøgeren indbragte derfor sagen for Ligebehandlingsnævnet.

For Ligebehandlingsnævnet forklarede arbejdsgiveren, at kommentaren skulle forstås i rette sammenhæng, da der havde været tale om et forsøg på at åbne dialogen mellem parterne, og at svaret derfor ikke havde nogen betydning. Arbejdsgiveren gjorde desuden gældende, at hvis arbejdsgiveren havde haft intentioner om at forskelsbehandle, kunne arbejdsgiveren have ladet være med at invitere den pågældende ansøger til samtale.

Uagtet parterne ikke var enige om den præcise formulering fra arbejdsgivers side, fandt Ligebehandlingsnævnet, at arbejdsgiveren imod reglerne havde indhentet oplysninger om ansøgerens etniske og nationale oprindelse. Ansøgeren blev derfor tilkendt en godtgørelse på 5.000 kr.
 



Hvis du har spørgsmål til en af nyhederne eller medarbejderforhold i øvrigt af ansættelsesretlig karakter, anbefales du at kontakte Dansk Psykolog Forenings Arbejdsgiverrådgivning på telefon 33 48 77 08 eller mail dparbejdsgiverraadgivning@tdl.dk for en drøftelse heraf.
© 2016 Dansk Psykolog Forening